Yenimahalle Belediyesi Mali Hizmetler ve Hukuk İşleri Müdürlüklerinin arşiv sistemini baştan sona yeniledi

Compact adı verilen sisteme geçen müdürlükler, yeni sistem ile yer tasarrufu yaparak daha çok evrakın arşivlenmesini sağlayacak.

Evraklara çelik koruma

Ray üzerinde ön öne ve arka arkaya gelen, sıralı, azami yüklemeye dayanıklı, soğuk haddelenmiş CRS çelik sac levhalardan imal edilen dolaplardan oluşan sistem, aynı zamanda arşivin daha uzun ömürlü olmasına da olanak verecek.

Ayrıca kilitli dolaplar sayesinde arşivlenecek evraklar korunarak, evrakların tozlanmasının ve yıpranmasının da önüne geçilecek.

“Yaklaşık 350 bin arşiv dosyası dijital ortama aktarıldı”

Yeni arşiv odasını gezen Yenimahalle Belediye Başkanı Fethi Yaşar, “Evraklarımızı modern ve dijital bir ortama aldık. Amacımız vatandaşın işini kolaylaştırarak, anında hizmet verebilmek” dedi.

Eski arşiv sistemi kapasitesinin dolduğunu da sözlerine ekleyen Yaşar, “Eski arşivleme sisteminde kapasite doluyor ancak yeni sistemle birlikte 15 yıllık evrakımızın arşivlenebileceği yer açtık ve bu sayede tasarruf sağladık. Yaklaşık 350 bin arşiv dosyası dijital ortama aktarıldı. Dijital arşivimizde hangi dosyanın hangi dolapta olduğu gruplandırıldı, arşiv dolapları numaralandırıldı, böylece işlem görecek dosyalara anında ulaşım sağlanarak vatandaşın işlemleri hızlandırıldı. Vatandaşlar ellerindeki evrakları kaybolmuş olsa bile yenilenen belediye arşiv sistemi sayesinde anında evraklarına ulaşabilecekler. Kolaylık sağlayan bir sistem, inşallah Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü’nün arşiv sistemi de yenileyeceğiz” diye konuştu.